Typische Fragen, die im Zuge eines Projektes zur Optimierung Ihres Einkaufs-Betriebsmodells adressiert werden

Betriebsmodelle sind so unterschiedlich wie Unternehmen selbst. Es gibt natürlich Tendenzen, was ein gutes und was ein ausbaufähiges Betriebsmodell ausmacht. Wichtig ist eine initiale Zielbilddefinition um die Prioritäten klar zu stellen.

Konkret geht es um die folgenden Aktivitätenblöcke, in denen Sie im Einkauf Expertise aufbauen wollen. Erweitert werden diese Aktivitätenblöcke natürlich immer um einen digitalen Blickwinkel bezogen auf gängige Tools, mögliche Prozessautomatisierung, Einsatz von IoT, etc. Digitalisierung ist keine eigener Aktivitätenblock, Digitalisierung ist eher eine Brille mit der Sie alle alles in Ihrem Unternehmen betrachten können. Solides Veränderungsmanagement, unmissverständliche und direkte Kommunikation sowie ein Fokus auf Nachhaltigkeit sind weitere Schlüsselbausteine einer erfolgreichen Umsetzung eines neuen Betriebsmodells.

Konkret wird während der Betriebsmodellerstellung auf folgende Fragen eingegangen:

Beschaffungsstrategie
- Habe ich eine verständlich formulierte Vision, die von meinen Mitarbeitern auch gelebt wird?
- Führen Sie wirklich alle nötigen Aktivitäten strukturiert durch, die Sie Ihrer Vision näher bringen? Oder schleichen sich auch Tätigkeiten ein, die nicht zielführend sind?
Warengruppenmanagement
- Habe ich für meine (Fokus-)Warengruppen eine entsprechende Warengruppenstrategie aufgestellt und kann ich diese auch nach Plan umsetzen? (Stichworte: Warengruppenprofile, Vergabestrategien, Durchführung von Ausschreibungen & Verhandlungen)
- Über welchen Teil meiner Ausgaben habe ich volle Transparenz bzw. Kontrolle? (Stichworte: Kostentransparenz, Richtlinienkonformität, Tail-Spend-Management)
Vertragsmanagement
- Für welchen Teil meiner Ausgaben habe ich Verträge abgeschlossen, die ich auch im Überblick habe und professionell nachverhandle?
- Werden die Inhalte meiner Verträge von meinen Mitarbeitern auch eingehalten? (Stichworte: Bestellung von Vertragslieferanten oder von beliebigen Lieferanten?)
- Werden die Inhalte meiner Verträge von meinen Lieferanten eingehalten? (Stichwort: Vollständige & rechtzeitige Lieferungen.)
Lieferantenmanagement
- Anhand welcher Kriterien werden Lieferanten segmentiert? Wie wird deren Wertbeitrag gemessen? Wie wird, wenn nötig, darauf gepocht, Leistungen nachzubessern?
- Im Einkauf habe ich starke Kontakte zu meinen Lieferanten. Gehe ich mit den relevanten Partnern in meinem "Ökosystem" bereits aktiv auf neue Projekte zu und nutze deren Fähigkeiten, Netzwerke, Ressourcen für mein Unternehmen?
Nachfragemanagement
- Steuere ich als Einkauf nur den Preis durch meine Verhandlungen, oder stelle ich auch Nachfrage- und Spezifikationshebel zur Diskussion für Einsparungspotentiale? (Erfahrungswerte zeigen, dass ~2/3 an ZBB Einsparungen durch Nachfragehebel realisiert werden.)
Erkenntnismanagement
- Habe ich einen strukturierten Ansatz, um aus den relevanten internen und externen Datenquellen zeitnah betriebsrelevante Entscheidungen mit Analysen untermauern zu können?
Risikomanagement
- Sind Risiken (Preis-/ Ausfall-/ Versorgungs-/ regulatorisches Risiko) anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Kritikalität definiert und gibt es ausgearbeitete Szenarien, wie im Erstfall damit umgegangen wird?
Rechnungsbearbeitung
- Wer kümmert sich um den Rechnungslegungs- und -abwicklungsprozess?

Befreie ich bestimmte Schlüsselkräfte von operativen Tätigkeiten oder sind alle Mitarbeiter mit ständigen operativen Ad-Hoc Anfragen überfordert?

Digitalisierung beginnt im Einkauf

Digitalisierungsgrad in österreichischen KMUs im EU-Vergleich niedrig

Im Mai 2020, also kurz nach dem ersten Corona-Lockdown, wurde eine IHS-Studie zu den Kompetenzen österreichischer KMUs veröffentlicht. Im internationalen Vergleich liegt Österreich hier bei den allgemeinen digitalen Kompetenzen leicht über dem EU-Durchschnitt. Der Digitalisierungsgrad von KMUs wird jedoch als unterdurchschnittlich bewertet.

Warum ist das so? Viele österreichische KMUs sehen nicht, wie digitale Technologien konkret in ihrem Unternehmen einen Mehrwert zur Produktivitätssteigerung liefern kann. Es fehlt demnach die Motivation, digitale Technologien einzusetzen. (link)

"Ich habe keine konkreten Ideen und auch gar keine Zeit für Digitalisierungsprojekte"

Das Problem dabei ist jedoch, dass digitale Fähigkeiten zu einem überlebensrelevanter Faktor geworden sind. Ohne digitale Kompetenzen sind Unternehmen und ihre MitarbeiterInnen vielfach nicht mehr in der Lage, am wirtschaftlichen Leben teilzunehmen.

"Wer als Lieferant bisher nicht digital war, verliert Kunden. Wer bisher kein digitales Geschäftsmodell hatte, wird von der Krise härter getroffen als Digitalunternehmen."(link)

Aus einer Befragung zur Digitalisierung im österreichischen Mittelstand von Ernst & Young geht hervor, dass für nur 21% der kleineren Unternehmen digitale Technologien eine "sehr große Rolle" für ihr Geschäftsmodell spielen. (link)

Ihr Gewinn liegt im Einkauf - das gilt auch für die Digitalisierung!

Mein Credo lautet "Ihr Gewinn liegt im Einkauf". Der Einkauf ist viel mehr als nur ein Preisdrücker, hier werden Beziehungen zu Lieferanten und ihrer Lieferkette gepflegt. Nicht erst seit Corona wissen wir, wie relevant stabile Lieferketten sind. Die Digitalisierung hebt Ihre Lieferkette auf ein ganz neues Niveau. Deshalb sehe ich den Einkauf als erste Anlaufstelle, um Digitalisierungsinitiativen mit echtem Mehrwert umzusetzen.

Einkaufs-Tools, die einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen liefern

Wo fange ich an? Hier ein paar Ideen für reale Veränderungen, die Ihre Profitabilität erhöhen. Anbieter, die Sie für den Einkauf und die Lieferkette einsetzen können:

Anbieter	Kurzbeschreibung	Kategorie
Risk Methods	KI gestütztes Risikomanagement (Identifikation, Bewertung & Maßnahmenableitung) entlang der gesamten Lieferkette	Risikomanagement
Avetta	Automatisierte Lieferantenqualifizierung (Sicherheits-, Qualitäts-, Versicherungs- und Nachhaltigkeitsstandards); Durchführung Lieferantenaudits, Business Continuity Planning (BCP)	Risikomanagement
Scoutbee	Automatisiert Prozess zur Lieferantenauswahl auf Basis von KI und Big Data; Emergency Scouting; Innovation Scouting; Second Sourcing	Automatisierung der Lieferantensuche
WLW (Wer liefert was?)	B2B-Plattform, die kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, (als Einkäufer) neue Lieferanten zu finden bzw. (als Lieferant) digitale Kanäle für ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu nutzen und so ihre Reichweite im Internet zu erhöhen; 1,3 Mio. monatliche Nutzer; Datenbank mit 590 Tsd. hinterlegten Lieferanten	Lieferantensuchportal
Ivalua	Umfassende Source-to-Pay Prozessautomatisierungsplattform mit Lieferanten- und Vertragsmanagement, Sourcingunterstützung, sowie Rechnungs & Zahlungsbearbeitung; beinhaltet auch ein Modul für Risikomanagement	Source-to-Pay Automatisierung
SAP Ariba	cloudbasierter Marktplatz für die Geschäftswelt; Einkäufer und Lieferanten tätigen virtuell Geschäfte; Ausgabenmanagement-Tool, stellt Verwaltung des gesamten Ausgabenlebenszyklus durch Analyse, Sourcing und Beschaffung sicher	Source-to-Pay Automatisierung
Jaggaer	Umfassende e-Procurement-Software und Source-to-Pay Cloud-Lösung speziell für kleine und mittlere Unternehmen (Jaggaer Now)	Source-to-Pay Automatisierung
Tradeshift	Verbindet Käufer, Lieferanten und deren Prozesse in einer Cloud-Plattform, gewährleistet Effizienz und Leistung; aktuell 1,5 Mio. Nutzer	Cloud-basierte Prozessintegration
Coupa	Die führende B2B Beschaffungsanwendung mit benutzerfreundlicher Oberfläche ähnlich wie beim Online-Shopping zu Hause (z.B. amazon); hohe Benutzerakzeptanz	Elektronisches Bestellportal
Netfira	Operative Einkaufsautomatisierung & Lieferantenanbindung; verschiedene Schnittstellen zur einfachen Lieferantenintegration; kein Anpassungsaufwand intern sowie bei Lieferanten nötig	Lieferantenanbindung inkl. Dokumenten- und Datenaustausch
Retarus	Anbindung von Lieferanten über verschiedene Kanäle (z.B. Datenanbindung, Email) mit hoher Akzeptanzrate ohne Onboarding-Aufwand; operative Prozessautomatisierung	Lieferantenanbindung für B- und C-Lieferanten und operative Einkaufsautomatisierung
DocuSign	KI basierte Vertragsanalyse und weltweit erste Agreement Cloud	Vertragsmanagement

Machen Sie den ersten Schritt

Grundsätzlich gilt: Es gibt sicherlich ein Tool für alles, was Sie machen wollen. Viel wichtiger ist jedoch:

Schauen Sie sich Ihre Prozesse genau an
Definieren Sie User Stories (Wie interagieren Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter mit meinem Unternehmen?)
Stehen Sie nicht am Straßenrand und schauen Sie bloß zu, werden Sie aktiv
Echte Einkaufs-Rockstars ohne Strategie - die gibt es nicht

Was denken Sie zu den vorgestellten Anbietern und Tools? Konnten Sie damit bereits Erfahrung sammeln?

Noch viel wichtiger: Haben Sie schon eine Strategie definiert, die Sie in den nächsten drei Monaten umsetzen möchten?