Betriebsmodelle sind so unterschiedlich wie Unternehmen selbst. Es gibt natürlich Tendenzen, was ein gutes und was ein ausbaufähiges Betriebsmodell ausmacht. Wichtig ist eine initiale Zielbilddefinition um die Prioritäten klar zu stellen.
Konkret geht es um die folgenden Aktivitätenblöcke, in denen Sie im Einkauf Expertise aufbauen wollen. Erweitert werden diese Aktivitätenblöcke natürlich immer um einen digitalen Blickwinkel bezogen auf gängige Tools, mögliche Prozessautomatisierung, Einsatz von IoT, etc. Digitalisierung ist keine eigener Aktivitätenblock, Digitalisierung ist eher eine Brille mit der Sie alle alles in Ihrem Unternehmen betrachten können. Solides Veränderungsmanagement, unmissverständliche und direkte Kommunikation sowie ein Fokus auf Nachhaltigkeit sind weitere Schlüsselbausteine einer erfolgreichen Umsetzung eines neuen Betriebsmodells.
Konkret wird während der Betriebsmodellerstellung auf folgende Fragen eingegangen:
- Beschaffungsstrategie
- Habe ich eine verständlich formulierte Vision, die von meinen Mitarbeitern auch gelebt wird?
- Führen Sie wirklich alle nötigen Aktivitäten strukturiert durch, die Sie Ihrer Vision näher bringen? Oder schleichen sich auch Tätigkeiten ein, die nicht zielführend sind?
- Warengruppenmanagement
- Habe ich für meine (Fokus-)Warengruppen eine entsprechende Warengruppenstrategie aufgestellt und kann ich diese auch nach Plan umsetzen? (Stichworte: Warengruppenprofile, Vergabestrategien, Durchführung von Ausschreibungen & Verhandlungen)
- Über welchen Teil meiner Ausgaben habe ich volle Transparenz bzw. Kontrolle? (Stichworte: Kostentransparenz, Richtlinienkonformität, Tail-Spend-Management)
- Vertragsmanagement
- Für welchen Teil meiner Ausgaben habe ich Verträge abgeschlossen, die ich auch im Überblick habe und professionell nachverhandle?
- Werden die Inhalte meiner Verträge von meinen Mitarbeitern auch eingehalten? (Stichworte: Bestellung von Vertragslieferanten oder von beliebigen Lieferanten?)
- Werden die Inhalte meiner Verträge von meinen Lieferanten eingehalten? (Stichwort: Vollständige & rechtzeitige Lieferungen.)
- Lieferantenmanagement
- Anhand welcher Kriterien werden Lieferanten segmentiert? Wie wird deren Wertbeitrag gemessen? Wie wird, wenn nötig, darauf gepocht, Leistungen nachzubessern?
- Im Einkauf habe ich starke Kontakte zu meinen Lieferanten. Gehe ich mit den relevanten Partnern in meinem "Ökosystem" bereits aktiv auf neue Projekte zu und nutze deren Fähigkeiten, Netzwerke, Ressourcen für mein Unternehmen?
- Nachfragemanagement
- Steuere ich als Einkauf nur den Preis durch meine Verhandlungen, oder stelle ich auch Nachfrage- und Spezifikationshebel zur Diskussion für Einsparungspotentiale? (Erfahrungswerte zeigen, dass ~2/3 an ZBB Einsparungen durch Nachfragehebel realisiert werden.)
- Erkenntnismanagement
- Habe ich einen strukturierten Ansatz, um aus den relevanten internen und externen Datenquellen zeitnah betriebsrelevante Entscheidungen mit Analysen untermauern zu können?
- Risikomanagement
- Sind Risiken (Preis-/ Ausfall-/ Versorgungs-/ regulatorisches Risiko) anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Kritikalität definiert und gibt es ausgearbeitete Szenarien, wie im Erstfall damit umgegangen wird?
- Rechnungsbearbeitung
- Wer kümmert sich um den Rechnungslegungs- und -abwicklungsprozess?
Befreie ich bestimmte Schlüsselkräfte von operativen Tätigkeiten oder sind alle Mitarbeiter mit ständigen operativen Ad-Hoc Anfragen überfordert?
